1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сделать автоматическое оглавление в редакторе Microsoft Word: подробная инструкция

Как сделать автоматическое оглавление в редакторе Microsoft Word: подробная инструкция

Здравствуйте, дорогие читатели iklife.ru.

Мы продолжаем говорить о самом популярном и многофункциональном текстовом редакторе. В нем есть масса полезных функций и возможностей, например, создание таблиц, добавление сносок, гиперссылок, заголовков и примечаний. При помощи этих и других инструментов мы можем создавать удобные и красивые материалы для дальнейшего использования.

Сегодня разберемся, как сделать автоматическое оглавление в Word для быстрой навигации по тексту.

Автоматическая замена в Ворде

Данная настройка автозамены будет актуальна для версий 2007, 2010, 2013 и 2016. Выполните следующие шаги, чтобы открыть главное окно «Автозамены».

  1. Нажать на вкладку «Файл» или кнопку «MS Word» в левом верхнем углу для более старых версий Ворда;
  2. Выбрать раздел «Параметры»;
  3. В новом открывшемся окне «Параметры Word» в левой части нажать на «Правописание»;
  4. В разделе «Параметры автозамены» кликните по кнопке «Параметры автозамены»;
  5. В новом диалоговом окне нужно перейти в раздел «Автозамена»;
  6. Установить галочку напротив «Заменять при вводе»;
  7. В поле над словом «Заменить» напечатать слово или фразу в неправильном виде (т.е так как порой печатаете с опечаткой);
  8. А под строкой «На» стоит указать верное слово с нужным окончанием;
  9. Далее следует нажать «Добавить» потом на кнопку «ОК» и обязательно нажать на кнопку «ОК» в окне «Параметры Word», иначе ничего не сохранится.

Таким образом, можно добавлять новые слова, аббревиатуру и всевозможные символы. Не забывайте указать на какое слово или символ нужно заменять.

Примечание. Если необходимо включить автоматическую замену фраз в Ворде 2003, тогда воспользуйтесь следующими подсказками: откройте вкладку «Сервис» и перейдите в «Параметры автозамены».

В новом диалоговом окне в разделе «Автозамена» в соответствующих полях введите нужные символы или слова и добавьте с помощью кнопки «Добавить». Не забудьте сохранить изменения, нажмите на «Ок».

Автотекст

Функция пригодится, когда при работе с документом часто нужно вставлять типовые, повторяющиеся фрагменты. Например, при составлении договоров, заявлений, инструкций, писем и других документов, где используются текстовые шаблоны.

Она работает как буфер обмена и связанная с ним функция Копировать-Вставить . Но содержимое буфера сбрасывается, когда вы выходите из приложения или перезагружаете компьютер. А сохраненные фрагменты автотекста будут доступны в памяти пакета Microsoft Office, пока вы их не удалите.

Вам нужно один раз создать шаблон, а потом сохранить его как экспресс-блок. После чего можно вставлять сохраненные фрагменты в любой вордовский документ.

Шаблон может включать в себя не только текстовые, но и графические элементы.

Управлять элементами автотекста можно с помощью кнопки Экспресс-блоки . Она находится на панели инструментов, вкладка Вставка , поле меню Текст .

Как добавить

Наберите фрагмент текста, который хотите сохранить как экспресс-блок. Отформатируйте его, вставьте дополнительные элементы — рисунки, значки, графические символы. Выделите готовый блок указателем мыши. Откройте меню управления автотекстом, выберите Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста .

Введите параметры сохраняемого фрагмента. Для простоты можно оставить по умолчанию все, кроме поля Имя . Имя каждого блока должно быть уникальным и запоминающимся — это позволит не запутаться, а также быстро вставлять сохраненные фрагменты при вводе.

Чтобы вставить нужный фрагмент, можно также воспользоваться меню управления автотекстом на панели инструментов. При клике по значку открывается список всех созданных вами фрагментов.

Также вы можете начать вводить название блока, которое вы указали ранее в поле Имя — отобразится примечание, где Ворд предложит вставить его автоматически по нажатию Enter .

Управлять блоком можно, кликнув по нему правой клавишей мыши, а потом выбрав нужный пункт из контекстного меню.

Чтобы открыть список всех фрагментов, которые вы сохранили — кликните Организатор стандартных блоков . Откроется полный список — там будут как доступные по умолчанию вордовские блоки автотекста, так и созданные вами.

Как удалить

Откройте Организатор стандартных блоков . Сделать это можно не только с помощью соответствующей кнопки. Можно также кликнуть правой клавишей мыши по любому элементу автотекста, который вы сохранили ранее, и выбрать из контекстного меню Упорядочить и удалить .

Откроется окошко организатора. Найдите нужный текстовый фрагмент в списке, выделите его указателем мыши и нажмите Удалить .

Альтернатива: специальное ПО

Если стандартных встроенных инструментов Microsoft Office недостаточно — используйте сторонние программы. Они вставляют в текст сохраненные элементы с помощью команд, введенных с клавиатуры. Сами команды и параметры вставки гибко настраиваются, что позволяет полностью адаптировать программу под пользователя.

Читать еще:  Какие покрышки лучше выбрать на зиму

Как правило, они содержат также дополнительные функции. Например, быстрое переключение языка ввода или раскладки, изменение регистра символов и т.д.

Существенный плюс таких программ — то, что они работают не только с текстовыми редакторами, но и с другими приложениями, в том числе — браузерами.

Для ОС Windows можно использовать:

  1. У меня старая версия MS Office, где искать указанные инструменты?

MSO Word 2003:

  • Автозамена: Сервис — Параметры автозамены
  • Найти и заменить: Правка — Заменить
  • Автотекст: Вставка — Автотекст

MSO Word 2007:

  • Автозамена: Значок MS Office (в левом верхнем углу) — Параметры Word — Правописание — Параметры автозамены
  • Найти и заменить: Вкладка Главная — Редактирование — Заменить
  • Автотекст: Вставка — Экспресс-блоки

MSO Word 2010:

  • Автозамена: Файл — Параметры — Правописание — Параметры автозамены
  • Найти и заменить: Вкладка Главная — Редактирование — Заменить
  • Автотекст: Вставка — Экспресс-блоки

Нумерация с третьей страницы

Пронумеровать документ можно и с третьей (четвертой, пятой и т.д.) страницы. Здесь действия пользователя также не сложные, просто предварительно понадобится выполнить разбивку документа на разделы. Для этого устанавливаем курсор на последнюю строку страницы, после которой хотите начать нумерацию, и в меню «Вставка» выбираем «Разрыв страницы».

Теперь включаем редактор колонтитулов (двойной клик по верхней или нижней части страницы) и переходим в меню «Вставка» и повторяем действия по нумерации страниц, которые были описаны выше.

Автозаполнение данных и формул

  1. Если ввести в ячейку A1 какое — либо число, подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик в нижнем правом углу ячейки) и удерживая левую кнопку мыши тянуть его вниз, то данные из ячейки A1 появятся на всем диапазоне, который Вы выделили маркером;

  • Для того чтобы создать последовательность типа 1,2,3…. Надо ввести единицу, а затем тянуть за маркер автозаполнения удерживая не только левую кнопку мыши, но и клавишу CTRL;
  • Введя в A1 – «1», а в A2 –«2», выделив их и перетягивая вниз за маркер заполнения мы получим последовательность 1,2,3,4,…, а дополнительно нажав на CTRL создадим чередующую последовательность
    1,2,1,2….;
  • Если после автозаполнения нажать на иконку, которая появится в правом нижнем углу, то можно заполнить изменять вид наполнения ячеек (например: только форматирование без значений, или наоборот);

  • Если при автозаполнении удерживать не левую, а правую клавишу, то откроется дополнительное меню в котором сможете более гибко настроить этот инструмент. Например, построить даты по рабочим дням;
  • Заполнить одинаковыми данными целый столбец проще простого, если до этого уже создавался подобный столбец слева. (пусть даже с другими значениями).
    Вводим значение в первую строку и дважды щелкаем левой кнопкой мыши по маркеру. Ячейки заполнятся самостоятельно ровно на столько же строк, сколько их в первом столбце;

  • Для того, чтобы добавить n-ное количество строк, надо установить курсор на ячейку, под которой Вам необходимо пополнение. Подводим курсор мыши к маркеру автозаполнения. После этого нажимаем SHIFT, что преобразит маркер в фигуру с двумя направленными стрелками. Теперь удерживая левую кнопку мыши тянем курсор вниз, на то количество строк,
    которое нам необходимо вставить (при этом не отпускайте клавишу SHIFT);
  • Все знают, что если выделить две ячейки с числами и тянуть их на другие ячейки, то выстроится вереница чисел в арифметической прогрессии.
    Но оказывается, возможности эксель не ограничиваются одной только арифметической прогрессии. Можно довольно легко настроить нужную прогрессию.
    Причем, достаточно будет ввести только первое значение, затем подвести курсор мыши к правому нижнему углу до образования черного крестика. (вообщем, всё то же самое что и при обычном заполнении). Но тянуть ячейки
    вниз надо не левой, а правой кнопкой мыши!
    После этого появится контекстное меню, где надо выбрать последний пункт «прогрессия»
    А в появившемся окне можно выбрать вид прогрессии (арифметическая, геометрическая) шаг, предельное значение и т.д.
  • Если ввести слово «январь», то при помощи автозаполнения можно создать вереницу всех месяцев. Это же касается и дней недели;

  • Для того чтобы создать собственный список, который в последствии может быть использован при автозаполнении, выберите на ленте – Файл – Параметры – Дополнительно – кнопка Изменить списки…;
  • Если тянуть за маркер не сверху вниз, а снизу вверх, (или справа налево) то произойдет удаление данных.

    Настройка

    При работе с большим объемом текста, для экономии времени, можно добавить сокращения слов, которые часто употребляются, но требуют времени для написания. Сделать это можно в меню «Параметры автозамены».

    В строку «Заменить» следует ввести необходимое сокращение, а в строчку «На», то выражение, на которое требуется его заменить. Пример указан ниже.

    После применения настроек, каждый раз, когда будет вводиться указанное сокращение, после нажатия на кнопку «Пробел» оно будет меняться на желаемое выражение. Настроить подобным образом можно автозамену символов, тогда введенное значение будет заменяться на желаемый элемент.

    Обратите внимание! Не следует добавлять в список автозамены слова, которые могут применяться в неисправленной форме, так как это приведет к появлению дополнительных ошибок. Программа не может сама решать в каких случаях исправление уместно, а в каких нет.

    Комментарии:

    Елена
    09.03.2010
    Добрый день.
    У меня была проблема, когда в документе Word поля слияния отображались не в том формате, который был в таблице Excel. Т.е. у меня в бланке фактуры сумма и цена отображались без 2-ух знаков после запятой, хотя в экселе эти поля отформатированны были именно так. Как это исправить в Word, каких-либо свойств полей слияния я не нашла..
    Читать еще:  Как отключить спидометр на лада гранта
    Алексей
    10.03.2010
    На самом деле определить пол русского человека не очень сложно: у женщин отчество всегда оканчивается на «А». Проблемы возникнут с людьми без отчества (поляки, латыши (там свои прибамбасы с отчетсвами) и прочие иностранцы).
    Алексей
    18.03.2010
    Елена попробуйте использовать функцию ТЕКСТ(ссылка_на_ячейку;нужный_формат). Думаю должно помочь .
    Давид
    21.04.2010
    Огромное спасибо за статью.
    Перерыл весь интернет.
    Чуть не скачал CRM систему.
    Пошел просвещать окружающих :).
    ALEX
    24.04.2010
    Добий День! Вопрос для Всех или для Николая!
    Этот пример для Excel 2007, А как Все тоже самое сделать в Excel и Word 2003, если конечно это можно там вопще сделать?
    Заранее спасибо!
    .
    Николай Павлов
    25.04.2010
    ALEX: В 2003 и более старших версиях примерно тот же функционал доступен через меню Сервис — Письма и рассылки — Слияние (Tools — Letters and mailings — Mail merge).
    ALEX
    08.05.2010
    Для Николая! Спасибо за подсказку.
    Но есть предложение (или просьба),если не затруднит Вас указывать для какой версии сделан приемчик и пример,потому что уже появился MS Office 2010 (темная лошадка),чтобы потом долго не мучаться.
    Также имеется несколько просьб/вопросов.
    1.Можно ли сделать сводные таблицы из даных собраных через общие книги,чтобы отсекать все неправильные изменения сделаные из удаленных офисов общей книге на сервере, а потом даные вигружать в таблицу в формате XML Ecxel 2003?
    Возможно этакую проблему можно сделать в несколько этапов, тогда пожалуйста подскажите на примере- как коректно нужно работать с общими книгами особенно если листы для ввода даных разнесены на разных компах а сама книга «далеко» на сервере.
    Вторая часть моего вопроса о работе с XML для импорта/експорта даних, есть в коментариях к статье «Импорт даных из внешних баз Access. «.
    Заранее Благодарен!!

    Использование динамического обмена данными
    Динамический обмен данными (DDE) — это метод передачи данных между приложениями, который доступен в операционной системе Microsoft Windows®. Он использует общую память для обмена данными. При использовании других методов обмена данными возникнет следующая проблема: данные из листа будут передаваться в формате, в котором они хранятся в Excel, а не с форматированием, применяемым к ячейкам листа.

    Чтобы выбрать для обмена данными метод DDE при подключении к листу Excel во время выполнения слияния, нужно установить один флажок в Word:

    В меню Сервис выберите Параметры, затем перейдите на вкладку Общие.
    Щелкните Подтверждать преобразование при открытии.
    Во время выполнения слияния на этапе подключения к файлу данных после определения местоположения листа Excel, к которому следует подключиться, открывается диалоговое окно Подтверждение источника данных. Щелкните Книги MS Excel с помощью DDE (*.xls) и нажмите кнопку ОК. В диалоговом окне Microsoft Excel для поля Диапазон или имя выберите диапазон ячеек или лист, содержащий нужные сведения, затем нажмите кнопку ОК. Числа в документе слияния будут выглядеть так же, как в ячейках использованного листа Excel.

    Примечание. Рекомендуется отключить параметр Подтверждать преобразование при открытии после завершения слияния. Иначе предложения подтвердить источник данных будут отображаться чаще, чем нужно.

    For I=1 to 132000
    range(«a1»).value=i
    ActiveSheet.Print
    Next i

    При слиянии происходят 2 странные неприятности:

    1) Неприятно: все числа превращаются из 2 чисда после запятой в 4 (т.е. вместо $12.35 Word печатает $12.3500)
    2) Совсем плохо: Вместо $2,331.74 Word печатает $2,331.7399

    Я понимаю, как справится с этим введя в Excel промежутчную ячейку =TEXT($X,»0.00″) и экспортируя ее, но это же не решение для слияния больших таблиц с кучей колонок .

    Спасибо за полезную статью.

    Может вы знаете, как сделать, чтобы данный функционал с одним источником работал при использовании несколькими пользователями.

    Елене, Наталье: тогда на первом шаге выбираете не Письма, а Наклейки. И задаете потом желаемый размер (4 на страницу), поля и т.д.

    ———————
    Надстройка предназначена для формирования (подготовки) документов по шаблонам, с заполнением созданных файлов данными из текущей книги Excel.

    В качестве шаблонов могут выступать следующие типы файлов:
    — документы Word (расширения DOC, DOCX, DOCM)
    — шаблоны Word (расширения DOT, DOTX, DOTM)
    — книги Excel (расширения XLS, XLSX, XLSM, XLSB)
    — шаблоны Excel (расширения XLT, XLTX, XLTM)
    — текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.)

    В качестве исходных данных для заполнения, используется открытый в Excel файл (с таблицей, содержащей строку заголовка)

    Количество шаблонов документов не ограничено
    ———————————
    В каких случаях вам может пригодиться эта надстройка:

    — если у вас в таблице Excel хранится список контрагентов (с их реквизитами), и вы хотите нажатием одной кнопки формировать договоры, акты или коммерческие предложения для каждого из них

    — если в вашей таблице Excel хранятся паспортные данные сотрудников, и вам необходимо быстро сформировать по шаблону приказы или прочие документы в формате Word, заполнив созданные документы данными сотрудников

    — подготовить письма, уведомления, грамоты в формате PDF или Word, заполнив созданные файлы информацией с листа Excel

    — и т.д. и т.п. — надстройку можно применять для создания любых документов на основе данных из Excel
    ———————————

    Делаем содержание в ворде 2010 автоматически, с номерами страниц

    При создании содержания в документе необходимо представлять каким оно будет. Дело в том, что любое содержание (или оглавление), какое вы откроете может выглядеть или таким образом:…

    Это называется «создание заголовков первого уровня», как в предыдущем рисунке и второго и третьего, как в следующем. Таких уровней может быть несколько. Все зависит от вашего текста и вашего творческого плана. Так вот, если у вас заголовки только первого уровня, то есть нет подзаголовков (2, 3 и т. д. уровни), тогда проще создавать заголовки своего текста через меню «Стили», сразу во время написания текста.

    Чтобы их выбрать, выделяем будущий заголовок, правой кнопкой мыши вызываем меню, в котором находим пункт «Стили». Нажав на него мы откроем окно с самыми разнообразными вариантами.Или же, на панели инструментов в меню «Главная» этот набор уже присутствует.

    Останется только выбрать пункт «Оглавление». Если же у вас содержание будет из нескольких уровней, скажем из трех: заголовок и два подзаголовка второго и третьего уровня, тогда вам придется немного поработать. Это делается уже тогда, когда текст со всеми заголовками набран и его надо форматировать.

    Для этого каждый уровень выделяем отдельно. Выделив, например, один заголовок, который будет первым уровнем, находим ниже в тексте точно такой же и при нажатой клавише Ctrl выделяем и его – и так далее.

    Удерживая клавишу Ctrl можно выделять отдельные места текста. Удерживая клавишу Shift выделяют весь нужный фрагмент — от первого слова до последнего. Эти комбинация клавиш — общеприняты и используются во всех редакторах, а так же в проводнике Windows.

    При этом выделенные ранее текстовые фрагменты останутся выделенными. Если вы не будете удерживать Ctrl, то выделяться будет только текущий фрагмент. Выделив, таким образом нужные заголовки, переходим в меню «ссылки». Там видим кнопку «добавить текст».

    Нажав на нее, мы увидим в раскрывшемся меню такие названия, как «Уровень 1, Уровень 2, Уровень 3» и т.д. Для первого заголовка выбираем «Уровень 1». Долее выделяем таким же образом все остальные подзаголовки, не забывая объединять соответствующие по уровням. После того, как вы создали уровневые заголовки, можно приступить к созданию самого оглавления.

    Ставим курсор на самое начало страницы, над первым заголовком, ну или, по крайней мере туда, где вы хотите разместить свое содержание. После этого в меню «Ссылки» нажимаем на «Оглавление». Раскроется меню с вариантами оглавления.

    Это автоматические стили, которые собирают организованное ранее оглавление. Выбираем, например, «автособираемое оглавление №1». Программа сама из выбранных вами текстовых заголовков создаст содержание, расставив при этом страницы, на которых находились эти текстовые строки.

    Кроме того, в самом конце вкладки «Оглавление» в меню «Ссылки» располагается и ручной ввод содержания. Если вы выберете его, то у вас ваши заголовки не отобразятся, а надо будет их названия вводить вручную с клавиатуры.

    Можно ли удалить заголовок из автооглавления?

    Часто бывает, что программа определяет, какие фрагменты совсем не нужные в заголовке, например, ссылки с вэб-браузеров, скопированные тексты и вставки с других ресурсов. Естественно, автоматически это считывается в содержании и искажается структура. Как исправить такой сценарий? Достаточно просто.

    В любой версии Word есть соответствующая функция. Так, для этого нужно выделить лишний текст, который не является заголовком или подзаголовком, но считывается именно так. Затем выбрать пункт «Обновить», нажать кнопку удаления и обновить страницу.

    Важно каждый раз проверять, действительно ли информация изменилась и в содержании, и по тексту. В некоторых версиях автоматически удаляется пункт только в одной части, а в тексте переформатировать фразу нужно вручную. Это тоже делается очень легко – снимается выделение как Заголовка.

    И напоследок, важно сказать. Всегда смотрите визуально, что у вас получилось. Слепо доверять программам не стоит. Они тоже иногда сбиваются. Возникли сложности? С компанией «Мир Знаний» они быстро разрешатся.

    Ссылка на основную публикацию
    Статьи c упоминанием слов:
    Adblock
    detector